Воронка подбора как эффективный инструмент найма

Воронка — это про результат

Иногда можно услышать, что воронка — это просто красивый отчет. Главное для рекрутера — делать дела, и только тогда, когда вакансия закрыта, можно и воронку оформить, чтобы было что показать руководителю. Это большое заблуждение, ведь воронка — это в первую очередь рабочий инструмент, зеркало подбора:

• воронка показывает путь кандидата от претендента до выхода на работу;
• понимая, какая конверсия кандидатов с этапа на этап, вы сможете прогнозировать сроки закрытия вакансии, а также оценить достаточность кандидатов для закрытия вакансии.

Чем сложнее процесс, тем тяжелее им управлять — это универсальное правило работает и в рекрутменте. Каждый из этапов подбора — это этап воронки: если в компании множество этапов подбора, то и воронка будет сложной, а результат более отсроченным. А дальше все просто: чем больше этапов, тем ниже конверсия и меньше кандидатов доходит до конца. Закладывайте, что не все соискатели доходят до собеседования, а кандидат, которому сделали оффер, отдал предпочтение другой компании или принял предложение текущего работодателя остаться. Поэтому большое количество этапов воронки с нулевой доходимостью до финала — это уже тревожный сигнал для эффективности работы.

«Сложно» — необязательно значит «качественно и хорошо». Если у вас в компании многоуровневая структура найма, возможно, ее стоит пересмотреть?

Важно не упускать этапы воронки

Обычно структура подбора выглядит так:

Крайне важно не упустить ни одного этапа — внести каждый элемент подбора в структуру воронки. Например, во многих компаниях есть шаг «согласовать список резюме с линейным руководителем перед тем, как назначить с ними встречу», но не все его вносят в воронку. Допустим, руководитель согласовывает только половину кандидатов, но как этап этого не обозначено, тогда кажется, что проблема в рекрутере — это он презентует недостаточно кандидатов. Но если внести все данные, воронка покажет, что дело не в рекрутере, а, скорее всего, в том, что недостаточно прозрачны и согласованы критерии кандидатов, что их приходится предварительно еще раз сверять.

Поэтому важно на старте детально описывать воронку.

Отклик на вакансию: смотрим на источники

Иногда рекрутеры тратят много сил на разбор откликов из какого-то источника, но дальнейшая конверсия по ним ниже, чем из другого. Бывает, наоборот, выхлоп вообще нулевой — стоит ли тратить время и деньги на размещение вакансий на таком ресурсе? Если у компании есть доступ к такой статистике — становится очевидной целесообразность работы с каждым источником.

Согласовываем кандидатов с линейным руководителем

Разберем детальнее случай, когда на этапе согласования линейный руководитель отправляет львиную долю кандидатов в отказ.

Такая ситуация — красный флаг для того, кто анализирует воронку. Она означает, что рекрутер подбирает кандидатов по каким-то требованиям, но эти требования не работают. Причин тут может быть несколько:

• неправильно составлена заявка на подбор — руководитель не проговорил важные моменты, рекрутер и руководитель друг друга не поняли, требования противоречивые;
• на рынке нет кандидатов, полностью соответствующих заявленным требованиям.

Чтобы такого не допускать, рекрутеру стоит придерживаться простых правил:

• максимально детально снимать заявку на подбор;
• при каждом отказе уточнять у линейного руководителя, почему человек не подошел, и дополнять таким образом требования: например, руководителю не нравится, что не четыре года опыта, а три — тогда наличие опыта становится новым ключевым критерием;
• если руководитель отказывается не точечно, а массово — сделать шаг назад, переснять заявку, обсудив не только критерии, но и параметры их оценки;
• еще одна причина массового отказа — нужных кандидатов нет на рынке, тогда стоит пересмотреть требования к кандидату и условия самой вакансии.

Что касается условий: составляя описание вакансии, убедитесь, что требования к сотруднику соответствуют вознаграждениям — заработной плате и дополнительным «плюшкам». Может, вы хотите супермена, а условия работы предлагаете заурядные?

Нужно ли давать тестовое задание и на каком этапе

Бывает, что хочется перед интервью с руководителем проверить важные для решения профессиональные знания, умения или размышления кандидата. На каком этапе это делать и как анализ воронки может в этом помочь?

Если речь о дефицитных профессиях и вы видите такую картинку наряду с отказами от прохождения тестового задания, то пора сделать редизайн процесса найма.

В этом случае на интервью, если были сомнения в профессионализме, то кандидату тут же предлагают кейс, и, если все ок, приходит знакомиться потенциальная команда. В итоге минимум этапов — максимальная конверсия.

Строим воронку: Excel или профессиональный софт

Как видно, воронка — не красивое дополнение, а полноценный инструмент, поэтому составлять ее нужно не после того, как вы нашли кандидата, а во время самого поиска. Можно ли это сделать на листке бумаги или в документе в Excel? Да, но зачем? Посчитайте, сколько понадобится времени. Пускай, рекрутеру нужна минута на то, чтобы вручную внести туда данные кандидата. А если кандидатов 100? И сколько вакансий в работе? И это не говоря о пометках при смене статуса кандидата и о том, что для полноценного анализа важны источники откликов и причины отказов. Добавьте сюда человеческий фактор при ручной работе — там не внес, там сделал ошибку.

Поэтому намного эффективнее использовать профессиональные инструменты. Например, воронка в CRM для рекрутмента Talantix моментально отражает любые изменения: вы добавили новых кандидатов — их видно в воронке, причем с разбивкой по источникам. Кандидаты «отвалились», выбираете из списка причину — кто, кому и почему отказал. Как результат — перед глазами всегда есть полная и ясная картина всего процесса.

Как анализировать воронку: пример

Разберем на примере, как подходить к анализу воронки. Например, на входе было больше сотни кандидатов, до финального собеседования дошло 6. Куда все делись? Смотрим на воронку.

Например, видим, что большой процент кандидатов отвалился после телефонного интервью. Какая тут причина? Вы можете собирать обратную связь — «как вам вакансия? что нравится и что нет?» — или разобрать ситуацию логически. Причинами отказов могут быть заработная плата или неудобная локация.

Как действовать? Пойти в отдел компенсаций и спросить: «Какая у нас медиана рынка, мы недоплачиваем?». Если менеджер по компенсациям подтверждает вашу догадку, это достаточная причина обратиться к линейному руководителю и запросить другую зарплату. Иначе компания рискует никого не нанять.

Если проблема с локацией — для начала перестаньте тратить время и силы на кандидатов, которым заведомо неудобно к вам ездить. Подключите источники поиска, где есть локальные кандидаты, или укажите в вакансии станцию метро и не обзванивайте кандидатов вне локации. Если вы видите, что проблема систематическая, много кандидатов отказываются по этой причине, эскалируйте компенсацию неудобств организацией шаттла и расширенным соцпакетом.

Без рефлексии не бывает роста

Рекрутер часто как белка в колесе — тут сделать звонок, там назначить встречу. Кажется, что остановиться и подумать — непозволимая роскошь. На самом деле осознанность и анализ — это важные аспекты профессионализма. И воронка придется здесь кстати — поможет расставить приоритеты, почистить процесс, убрать лишние источники. Это визуализация, которая позволит оценить, в верном ли направлении вы движетесь, и серьезная аргументация в защиту ваших решений.